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外国人を採用面接する際の質問事項

2018-12-20

2019-11-17

 

日本人の採用に慣れていらっしゃるあなたでも、いざ外国人の採用となると「何を聞けばいいかな?」となりませんか?

 

ここでは外国人に対して面接でする質問や確認しておくこと、伝えるべき項目を説明しています。

 

 

 

外国人採用面接までに確認すべき基本事項

ここでは日本にいる留学生や就労ビザで働く外国人を、日本で面接をする場合を想定して説明します。

 

まずは面接前に確認しておいたほうがよい基本事項ですが、「ビザ変更申請で許可がおりない外国人に内定を出してしまった」というようなことが起こらないように、予め次のような事項を外国人に確認してください。

 

学歴の確認(卒業証書)
専攻の確認(成績証明書)
在留カードの確認
アルバイト事情の確認(留学生の場合)
業務経験年数の確認(実務経験で採用の場合)

 

 

学歴・専攻の確認(卒業証書と成績証明書)

留学生の場合、卒業証書や成績証明書はビザ変更(在留資格変更許可申請)時に必要となりますので、予め面接までにこれらの書類のコピー(できれば原本)を用意しておいてもらうことはもちろん、可能であれば面接前にメールなどの添付ファイル等でそれらを入手してください。

 

事前調査をすることで、明らかに採用することができない外国人を事前に見極めることができ、お互いの時間やコストを軽減することができます。

 

また、ビザに詳しい外国人は、予めSNSなどを通じて卒業証明書と成績証明書の写真を送ってくることもあります。

 

■ 卒業証書

卒業証書に関しましては、外国人本人が本国の大学を卒業しているといって安心してはいけません。日本で求める大卒の要件は基本的には学士を取得していることですが、海外の大学を卒業しても、日本で考えるところの学士相当とはみなされないことが多くあります。

 

国によっても学校制度はさまざまで、この学士の判断は非常に細かく、一筋縄にはいきません。外国人雇用に慣れていない担当者様は、専門家に相談することをおすすめします。

 

■ 成績証明書

成績証明書につきましては、履修した科目と働いてもらう業務内容との関連性を見ていくことになります。大学(院)卒の場合には比較的緩やかに関連性が審査されますので、例えば経済、経営、法律などを履修していればさまざまな業務につぶしが効くということができます。

 

一方で、日本の専門学校を卒業して技人国ビザを取得するためには、履修した科目とほぼ完全に一致した業務内容でなければビザ取得は難しいとお考え下さい。

 

在留カードの確認

在留カードにつきましては、カードの表と裏の画像などを入手した上で以下の点を確認するようにしてください。

 

1.在留期間(満了日)
2.在留資格
3.在留カードの有効性(カード番号)
4.資格外活動許可の有無

 

 

 

 

1.在留期間(満了日)

在留期間については、在留期限を過ぎていないことを確認するとともに、在留期限がいつかを確認します。在留期限が迫っている場合には現在のビザを更新申請中であるかどうかを確認してください。

 

留学生の場合は卒業(3月卒業の場合)する前年の12月以降であれば変更申請はできるので、どうしても採用したい外国人材で、申請の準備がすぐに整うのであれば、就労ビザへの変更許可申請をすること自体は可能です。

 

ただし、不許可となった場合に留学生の留学ビザは切れているので、30日(31日)以内に出国準備という不安定なビザになってしまうリスクがあります。できる限り留学ビザを更新してから時間に余裕をもって就労ビザへの変更申請をすることをおすすめいたします。

 

すでに日本で就労ビザを取得して働いている外国人の中途採用の場合にも基本的な考え方は同じです。在留期限を確認し、期限が迫っている場合には更新申請中なのか、雇用先の企業で更新申請を考えているのかを確認します。

 

2.在留資格

まずは在留資格の欄を確認してください。観光や知人訪問で在留している短期滞在ビザなどの場合、在留カードは付与されず、就労することもできません。就労できない外国人を確認せずに雇用してしまうと、外国人本人はもとより、雇用主も罪に問われることがありますので、十分に注意してください。

 

また、既に技術・人文知識・国際業務ビザで日本で働いている外国人の中途採用の場合には、正当な就労ビザを持っているとしても転職先で働けるとは限りません。職務内容や会社規模などによっても異なり、場合によっては変更申請が必要であったり、次回更新時に不許可になる可能性があります。

 

新卒・中途採用のいずれであっても、自社で働くことができる外国人であるかどうかの判断はとても難しいので、外国人雇用に慣れていない雇用主の方は、ビザの専門家などにお問い合わせください。

 

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3.在留カードの有効性

こちらは念のため在留カードの画像などを入手した後に、カード番号を確認します。具体的には法務省のホームページから在留カードの番号を入力することで、カードの有効性を確認できます。

 

偽造対策としても有効ですが、万が一在留期限などを見逃した場合ですでに失効していることを本人も気づいてない場合にも有効なので、念のために確認してみるとよいでしょう。

 

在留カードの照会はこちら

在留カード失効情報照会

 

 

4.資格外活動許可の有無

こちらは在留カードの裏面を確認します。裏面の左下に「資格外活動許可欄」があります。この欄に許可〔原則週28時間以内・風俗営業等の従事を除く〕というスタンプが押してあるかどうかを確認してください。(実際にはイモ判で人間が押しているので、写真のようなきれいなスタンプではありません。)

 

 

このスタンプが押していないにも関わらず、面接に来た留学生がアルバイトをしていたと分かったら、その時点で就労ビザが下りないと判断することができます。

 

もし上記のスタンプが押してあって、面接に来た外国人留学生がアルバイトをしていたのであれば、以下のような点を確認してください。

 

アルバイト事情の確認

まずは外国人がアルバイトをしていたかどうかを確認してください。その上で、アルバイトをしてきた外国人に対しては、大きく次の2点を確認してください。

 

1.資格外活動許可を得てアルバイトをしていたか

2.週28時間の就労時間を守ってアルバイトをしていたか(夏季休暇等については週40時間)

 

いずれか1つでも守っていなかった場合、不法就労に該当するのでビザの変更許可申請時や次回の更新申請時に不許可になる可能性が高くなります。つまり採用しても働けないか、中途採用ができたとしても、次回のビザ更新ができず働けなくなる可能性があるので、予め確認しておきましょう。

 

確認方法としては、課税証明書を提出してもらうことです。家庭教師など高額な時給である場合を除き、入管ではだいたい時給1000円程度で収入を計算しています。ですので、アルバイトで年収200万円を得ていたということになると、完全にオーバーワークです。

 

今の入管事情では、オーバーワークが発覚して日本に在留し続けることは原則不可能です。学費や生活費などいろいろ理由はあるかもしれませんが、せっかくやる気に満ちて学業の成績がよい学生であっても一度帰国してもらうほかありません。

 

悪質なオーバーワークでない限りは、他の要件を満たしていれば、1度帰国することで認定証明書の交付を受けてまた呼び寄せることができる可能性は高いでしょう。

 

業務経験年数の確認

少し難易度は高いのですが、学歴ではなく実務経験で申請をするという場合があります。「技能」ビザでコックさんなどの場合に多いのですが、技人国ビザの場合にも該当する場合があります。経験年数に関しましては10年を要求するものが多く、在籍証明書を公証書にするなどして取り寄せる必要があります。

 

なお、経験年数に関しては、例えば技術・人文知識・国際業務ビザの場合には企業で実際に働いた期間はもちろん、大学や高等学校、中等教育学校の後期課程や専修学校(海外の教育機関を含む)で関連する科目を専攻した期間があれば、その期間も加算することができます。

 

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外国人採用面接で企業側がする質問

ここでは日本にいる留学生が就労ビザで働くための採用面接および既に就労ビザで働いている外国人の中途採用時の面接を想定して書かれています。

 

ふだんから採用面接をされている担当者の方でも、外国人採用に慣れていない場合には何を質問すればいいのか戸惑うという話を聞きます。

 

まず日本人の採用と最も大きく異なる点は、将来外国人が帰国する可能性があることです。そこで、外国人のキャリアプランを聞くとともに、以下のようなことを中心に採用面接を組み立てていくと比較的スムーズとなります。

 

 日本に留学した理由
 今後のキャリアプランはどうか
 なぜ帰国せずに日本で働きたいのか
 母国に戻る予定はあるか
 いつまで日本で働きたいか
会社で何がしたいか
家族構成と家族のビザ 
長期の一時帰国の予定

 

 

まずは帰国する予定があるのか、どのように働きたいか、永住まで視野に入れているのかといった、外国人本人が思い描いているキャリアプランを把握することで、採用する側も企業の中でどのように働いてもらうかの青写真を描くことができるかと思います。

 

人柄やコミュニケーション能力、業務への適正、入社の意欲、専門分野の知識や資格・能力などについては日本人と同様に面接をする中で評価・見極めをしていくことになります。

 

その他面接時には外国人のご家族について確認しておきます。ご家族の構成と現在の所在地、そして今後ご家族とどのような暮らしの計画を立てているかを確認し、日本へ招へいするのであればその時期も確認しましょう。

 

ご家族の存在は異国で働く外国人にとっては最も重要です。採用したい外国人が面接に来た場合には、ご家族に対して自社でできる限りのサポート体制を整え、そのことをお伝えしましょう。安心して日本で能力を発揮して長く働いてもらうためにもとても重要だと考えます。

 

一方で、家族に会うために長期で一時帰国を希望する外国人もいます。毎年必ず帰国したい時期や期間があるのであれば、予め質問して把握しておきましょう。繁忙期と重なって、がんばっても希望に添えないこともあるかと思いますが、ある程度なら調整できるのであれば、その旨をお伝えしてください。

 

  こんな選考方法もあります

 

・「<ランドセル>という意味を知っていますか?」と聞いてみる

 日本人なら誰もが知っています。ですが外国の小学生はランドセルを使いません。留学生であれば、10代の後半に来日している人が多いので、ランドセルを使ったことはないでしょう。そこでこれを聞くことによって、日本の文化に精通していることや、日本での生活が長いこと、日本に親しい友人がいることなどが推察できます。どこで覚えたんですか?と聞いてみてもいいでしょう。

 

・カタカナで<インターネット>と書いてもらう

 これも日本人で書けない人はほとんどいませんが、小さい「ッ」や「ソ」「ン」「リ」などの区別は日本人でもあいまいな方はいるのではないでしょうか?もともと外国人はカタカナがいちばん苦手といいます。ですから外国人の方がこれをサラッと正確に書いたなら相当な日本語筆記力があると考えていいでしょう。ただ、日本人は外国人に完璧な日本語力を求めすぎなところはありますよね?

 

 

もし可能であれば、面接は日本語と応募者の母国語ですることが理想です。母国語の通訳をつけたり、同じ母国の社員・アルバイトがいる場合には同席させてください。そのほうが本人の実力が発揮されやすく、こちらもポテンシャルを見極めやすいというメリットがあります。

 

ホームページがあるのでしたら、外国人社員やアルバイトの声や動画を載せておくことも有効です。相乗効果で日本人の応募も増えるというメリットも報告されています。

 

 

 外国人の面接でしないほうがよいこと

 

・「〇〇できますか?」
こう質問すると採用されたい外国人はみなさん「はい、できます」と答えるでしょう。その言葉をあなたは鵜呑みにすることはないかと思いますが、あなたの意図する「できる」とはかけ離れていることもしばしばです。ですから、「できる」のレベルを共有する必要があります。

 

具体的にはこのように聞くことです。

【例】

(x)「パソコンできますか?」
(〇)「パソコンでホームページを作るためにワードプレスを入れ、プラグインをインストールすることはできますか?」

 

こう聞けば何かしらのリアクションがあります。その答えが完璧でなくても、「何を言っているのかわかりません」でも「ワードプレスを入れるところまではできます」でもよいのです。求めるレベルにどれだけ近いか把握できるからです。この例の場合では、日本語での操作をしたことがあるかも大切なポイントです。

 

・日本人スタッフに対する対応

これはもしかすると盲点かもしれません。こんな対応をしていませんか?

 

”外国人の応募者が面接にいらっしゃいます。お互いに挨拶を済ませ、朗らかなムードで面接が始まったとします。そこでお茶がないことに気付いたあなたは、何気なくいつもするように大きな声で日本人スタッフに要求します。「お茶持って来いって言ったろー?」”

 

これを聞いた外国人はこう思うのではないでしょうか?「きっと採用されたら毎日のように大きな声で指示されるに違いない」と。欧米や中国などでは正社員がお茶くみをする文化はありません。人によってはこのようにお茶くみをさせられることに対して屈辱を感じることさえあるでしょう。覚えておいてくださいね。

 

 

面接で必ず伝えること

 

雇用会社で働くことができるビザを取得できなかった場合の対応

 

面接の感触が良く、意欲も旺盛で採用したい・内定を出したいと思う外国人に巡り合ったとしても、あなたの会社で働くことができる就労ビザに変更(更新)できなかった場合は内定は無効であること(”停止条件”といいます)をあらかじめ明記し、伝えるようにしてください。

 

具体的には、内定後に取り交わす雇用契約書の中に「本契約は日本政府により入国(在留)許可されない場合は発効しないものとする」といった停止条件を明記し、合意の上書面を取り交わします。「会社の内定=就労ビザ取得」ではないので、内定後に就労ビザ取得のための申請をした結果、交付・許可されないことは一般的によく生じます。

 

 

停止条件

 

例1:本契約は在留資格及び在留期間について日本国法務省による許可を条件とする

(This contract shall be subject to the Employee’s having a proper working visa and stay permission in accordance with Immigration Laws in Japan)

 

例2:この雇用契約は、日本政府の正当で就労可能な在留資格の許可または在留期間の更新を条件として発効する

(This agreement shall take effect on receipt from Japanese government of work and residence permission or renewal of that permission.)

 

 

外国人に対しては就労ビザ取得が入社の条件であることを示すことができ、出入国在留管理局に対しては不法就労に加担しないという会社のスタンスを示すことができます。

 

「許可がでなかったら雇用しないなんてことが許されるの?」という方がいますが、停止条件付の契約は外国人雇用では一般的に行われており、禁止されているものではありません。

 

契約期間・契約更新

有期雇用の場合、契約期間のほか契約更新の有無を説明するようにしてください。

 

雇用契約の更新がある場合には、更新の基準や契約更新をしない場合には契約満了のxxか月前までに雇用する外国人に通知するなどの説明をします。就業規則で代用もできますが、その場合には就業規則を配布するか、ホームページ上に掲載の場合にはそのアドレスの通知などをします。

 

年次有給休暇の取得時期や取得方法

このあたりもよくトラブルになる原因のひとつです。外国人は有給休暇に関しては100%取得することが当たり前という感覚の方がほとんどです。当然労働者の権利ではあるのですが、日本人の感覚とは全く違うので、例えば取得前日まで予告なく、「明日から1週間有給休暇を取得します」ということにも抵抗がない外国人もいます。

 

まずは理由の如何を問わず、権利として有給休暇の取得は当然あることを前提とし、取得するタイミングや取得するための手続きなどを丁寧に説明するようにしましょう。

 

給与・昇給等

国籍を理由に不当に給与や昇給において差別をすることは禁じられておりますが、ビザの申請においても同じ職場で同じ職務に従事する日本人と同等以上の報酬でなければ、そもそもビザ申請が受理されません。万が一受理されたとしても、給与に差があることが発覚した時点で許可・交付はされないものとお考え下さい。

 

上記理由からも給与の支払い方法や支払い時期、賞与の回数や時期、昇給の基準などをしっかりと伝えるようにしましょう。

 

外国人は特に同じ職場、とりわけ同じ職場の外国人との間の給与格差に非常に敏感です。その理由に納得ができない場合にはすぐに離職してしまう方もいます。

 

給与に差があるのであればなぜ差があるのか、昇給して給与を上げるためにはどうすればよいかを合理的に説明できるように備えておき、昇給するためのステップが見える化されていることで、働く意欲やモチベーションがあがる外国人は多いでしょう。

 

また、社会保険等各種天引きにより、雇用契約書の額面と実際に振り込まれる額面が異なる点でもトラブルになりがちです。次の社会保険等と合わせて面接の段階で理解してもらうことが大切です。

 

社会保険等

これもトラブルとなることが多い原因の一つですので必ず伝えるようにしてください。

 

雇用契約書を交わし、給与や賞与も確認し、いざ給与が振り込まれる段になってから「聞いていた額面が振り込まれていない」ということでトラブルになったという話をよく耳にします。

 

その多くは面接や契約締結の段階で、給与から天引きされるものの詳細についての説明不足や外国人側の理解不足にあります。

 

また、外国人の中には将来母国へ帰る方も多いことから、社会保険の加入に納得できないという方もいます。その場合に義務だからと頭ごなしに説明しても逆効果であることも多いのではないでしょうか?

 

そのような時には、厚生年金は会社が半分を負担していることを説明し、社員である外国人の方の心身に一定の障害が残った時に受け取ることができる障害年金や、万が一死亡した場合にご遺族に対して一定額が支払われる遺族年金の制度もあることを説明します。

 

また、帰国時には脱退一時金の制度があることなど、外国人にもメリットがあることを説明した上で、加入の義務があることを面接や入社後の研修などでしっかりと教えていくようにしましょう。

 

外国人と社会保険について詳しくはこちら

外国人と社会保険の適用

 

 

 

  1/5 x 1/5

 

外国人の採用は、日本人の採用以上に根気と努力が必要になりますが、焦って就労ビザがおりない外国人を採用したり、応募になかなか来てくれないといって希望に沿わない外国人でも採用してしまうこともあるかと思います。

 

東京で長年外国人採用のコンサルティングも手掛ける行政書士の方によると、25人応募に来た中から1人採用に至ればよいほうとおっしゃっいます。つまり、25人の書類選考から面接に進むのは5人ぐらい、そして5人面接して1人採用できれば良いという感覚だそうです。

 

ときには焦らずにじっくりと良い人材が現れるまで待つことも必要かもしれません。

 

 

 

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